Checklist pour organiser un événement : chaque étape, de 12 mois avant au lendemain
Quand vous réservez la salle, réservez aussi le débreffage. Une bonne checklist pour organiser un événement traite le sondage, le bilan aux commanditaires et les décisions pour la suite comme la restauration : avec une échéance et une personne responsable.
Utilisez les mois comme repères. Remplacez chaque rôle de la colonne Responsable par le nom d’une personne; une même personne peut cumuler plusieurs rôles.
Ajoutez les dates exactes de vos contrats.
Si vous reprenez un événement déjà lancé, vérifiez les décisions antérieures avant de prendre de nouveaux engagements.
Quand commencer la planification?
Pour les plus grandes réservations, cherchez le lieu plus tôt. Conference News rapporte des délais de 18 à 24 mois pour les grands centres de congrès. Vérifiez votre destination et vos dates avant de compter sur un préavis de 12 mois.
Pour un petit événement, resserrez l’échéancier en respectant les dépendances : faire approuver le mandat et le budget, réserver le lieu et les personnes essentielles, puis ouvrir les inscriptions. Avancez toute tâche dont l’échéance fournisseur l’exige.
1. Préparer
12 mois avant : Définir le mandat et les résultats attendus
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Préciser le public, le but, la capacité et un résultat prioritaire dans un mandat d’une page. | Coordination |
| ☐ | Choisir le format à partir de ces idées d’événements professionnels ou d’événements d’entreprise, selon le résultat visé. | Programmation |
| ☐ | Faire approuver le budget maximal, les sources de financement, une réserve et les personnes autorisées à engager des dépenses. | Finances |
| ☐ | Nommer la personne responsable et attribuer les tâches; réserver du temps pour le sondage, les bilans aux commanditaires et le débreffage. | Coordination |
11 mois avant : Confirmer les dates et le lieu
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Vérifier les dates possibles : jours fériés, événements concurrents, déplacements et calendrier du public. | Coordination |
| ☐ | Visiter les lieux présélectionnés : capacité réelle, parcours accessibles, aménagement, Wi-Fi, alimentation et accès aux livraisons. | Logistique |
| ☐ | Examiner le contrat : inclusions, dépenses minimales, acomptes, annulation, accès au montage et échéances des effectifs définitifs. | Finances |
| ☐ | Confirmer la réservation et les blocs de chambres utiles; consigner les paiements, dates de libération et échéances des fournisseurs. | Logistique |
10 mois avant : Construire le programme
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Répartir les séances, repas, pauses, rencontres et changements de salle; prévoir le temps de déplacement. | Programmation |
| ☐ | Inviter les intervenants prioritaires; confirmer les honoraires, déplacements, besoins d’accessibilité, autorisations d’enregistrement et remplacements possibles. | Programmation |
| ☐ | Pour les panels, consulter le guide d’organisation, les formats possibles et les questions d’animation. | Programmation |
| ☐ | Envoyer une invitation à réserver la date après confirmation du lieu; préciser à qui s’adresse l’événement. | Communications |
9 mois avant : Confirmer les partenaires et fournisseurs
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Définir les offres de commandite : livrables, échéances, public pertinent et données du bilan remis à chaque commanditaire. | Partenariats |
| ☐ | Demander des devis comparables pour la restauration, l’audiovisuel, le personnel, la photographie et les autres services requis. | Logistique |
| ☐ | Réserver les fournisseurs essentiels; ajouter leurs conditions d’annulation, dates de paiement et exigences de livraison au plan. | Logistique |
| ☐ | Confier à une personne la vérification des exigences du lieu, assurances, permis, sécurité et mesures d’urgence applicables. | Logistique |
8 mois avant : Ouvrir les inscriptions et la promotion
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Publier la page : public visé, acquis attendus, programme, date, fuseau horaire, lieu, accès, tarif et contact. | Communications |
| ☐ | Tester sur téléphone l’inscription, le paiement ou la confirmation de présence, le courriel, l’annulation et la liste d’attente. | Inscriptions |
| ☐ | Limiter les questions d’inscription aux renseignements utiles; fournir un contact pour les besoins alimentaires et d’accessibilité. | Inscriptions |
| ☐ | Lancer les invitations avec des liens de suivi par partenaire et canal; prévoir un bilan hebdomadaire des inscriptions. | Communications |
7 mois avant : Choisir des outils capables de produire le bilan
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Tester un logiciel de participation pour conférences avec deux séances fictives, l’accès participant et un rapport exploitable. | Technique |
| ☐ | Relier inscription, participation et rapports; utiliser ce guide de la plateforme d’engagement événementiel pour préparer le parcours du public. | Technique |
| ☐ | Choisir les profils utiles pour comprendre les réponses, les accès à ces données et les modalités du suivi demandé par les participants. | Coordination |
| ☐ | Définir l’anonymat et la modération; pour un événement interne, consulter ces plateformes de questions anonymes. | Programmation |
6 mois avant : Préparer la participation et les rencontres
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Prévoir un moment de participation et son objectif dans chaque séance; choisir parmi ces idées pour faire participer le public. | Programmation |
| ☐ | Prévoir du temps et de l’espace pour les présentations entre participants; adapter ces idées de réseautage. | Programmation |
| ☐ | Si vous exposez, confirmer les services du kiosque, l’expédition, le personnel et le suivi des visiteurs avec ces idées pour les salons professionnels. | Partenariats |
| ☐ | Comparer les réservations et coûts engagés au budget; ajuster le périmètre si le financement ou la demande a changé. | Finances |
5 mois avant : Préparer le contenu et l’animation
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Centraliser les titres, biographies, photos, descriptions de séances et échéances de contenu dans un dossier partagé. | Programmation |
| ☐ | Présenter aux intervenants le public et les acquis visés; choisir des activités de présentation interactive adaptées. | Programmation |
| ☐ | Attribuer une personne responsable et des consignes claires à chaque jeu de réseautage; proposer une façon plus discrète de participer. | Programmation |
| ☐ | Pour un quiz, choisir et vérifier les questions et réponses; confirmer la durée, le pointage et les prix éventuels. | Programmation |
4 mois avant : Préparer les questions et le suivi
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Rédiger les questions de sondage en direct et leurs choix de réponse; préciser quand les poser et comment utiliser les réponses. | Programmation |
| ☐ | Attribuer la modération et le suivi des réponses avec ce guide des questions en direct; prévoir le traitement des questions sans réponse. | Programmation |
| ☐ | Rédiger le sondage après l’événement, les courriels aux présents et aux absents et le bilan aux commanditaires; fixer les dates d’envoi. | Communications |
| ☐ | Définir les indicateurs, sources et périodes de comparaison avec le guide de l’analyse événementielle et du ROI. | Coordination |
3 mois avant : Confirmer le parcours des participants
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Vérifier le parcours complet : transport, accueil, places accessibles, toilettes, restauration, espace calme et sorties. | Logistique |
| ☐ | Confirmer les menus, la gestion des besoins alimentaires, les livraisons, l’équipement, la signalétique et la collecte des déchets. | Logistique |
| ☐ | Prévoir les horaires et remplacements à l’accueil, en salle, à la technique et auprès des intervenants et commanditaires. | Logistique |
| ☐ | Comparer la promotion à l’objectif de fréquentation; privilégier les canaux qui attirent les inscriptions pertinentes. | Communications |
2 mois avant : Construire le déroulé du jour J
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Rédiger un déroulé horaire unique : montage, signaux de lancement, séances, pauses, changements de salle, clôture et démontage. | Coordination |
| ☐ | Attribuer chaque signal à une personne, avec son numéro et une solution de repli; désigner qui peut modifier l’horaire. | Coordination |
| ☐ | Tester toute la chaîne technique : micros, diapositives, intervenants à distance, sous-titres prévus, codes QR, sondages et rapports. | Technique |
| ☐ | Prévoir avec l’équipe du lieu l’absence d’un intervenant, une panne Internet, un retard, un incident médical et une évacuation. | Logistique |
1 mois avant : Finaliser le plan de travail
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Reconfirmer les fournisseurs, intervenants, déplacements, livrables de commandite et échéances du lieu; obtenir les approbations restantes. | Logistique |
| ☐ | Finaliser les diapositives, affiches, badges, plans de salle, présentations des intervenants et éléments approuvés des commanditaires. | Programmation |
| ☐ | Envoyer les renseignements pratiques; inviter les questions et reconfirmer en privé les mesures d’adaptation demandées. | Communications |
| ☐ | Tester le sondage et les groupes de destinataires; produire un rapport fictif et fixer le débreffage pendant que les agendas le permettent. | Coordination |
Dernière semaine et veille de l’événement
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Transmettre les effectifs selon les échéances des fournisseurs; confirmer les dispositions alimentaires et d’accessibilité. | Logistique |
| ☐ | Informer le personnel et les bénévoles; distribuer le déroulé à jour, les contacts, le plan et la procédure d’escalade. | Coordination |
| ☐ | Télécharger les diapositives et listes de secours; préparer adaptateurs, piles, chargeurs, ruban adhésif et affiches imprimées. | Technique |
| ☐ | Envoyer le dernier rappel : heure d’arrivée, trajet ou lien de connexion, contact pour l’accessibilité et option d’annulation. | Communications |
| ☐ | La veille, parcourir le lieu, confirmer les livraisons, tester l’accueil et chaque salle, puis vérifier la météo et les avis de transport. | Logistique |
2. Réaliser
Déroulé du jour J
Exemple pour une conférence d’une journée, de 9 h à 17 h. Adaptez les heures au programme et à l’accès au lieu; ajoutez une ligne par séance, salle et signal technique. La coordination conserve une seule version à jour.
Avant l’ouverture, noter : décision sur l’horaire ______ · contact du lieu ______ · contact technique ______ · canal d’équipe ______.
Pour chaque séance, prévoir le remplacement d’un intervenant ou d’une connexion défaillante.
| Heure | Signal / action | Responsable |
|---|
| 7 h–7 h 30 | ☐ Ouvrir le lieu; vérifier les salles, sorties, affiches, livraisons et arrivées des fournisseurs. | Logistique |
| 7 h 30–8 h | ☐ Tester le son, les diapositives, connexions à distance, inscriptions, codes QR, sondages et connexion de secours. | Technique |
| 8 h–8 h 30 | ☐ Informer l’équipe et les intervenants; confirmer les responsables des signaux, le canal de contact et les changements. | Coordination |
| 8 h 30–9 h | ☐ Ouvrir l’accueil; enregistrer les arrivées réelles et diriger les participants vers la première salle. | Inscriptions |
| 9 h–9 h 10 | ☐ Accueillir le public; expliquer l’horaire, le lien de participation, l’aide disponible et les consignes d’urgence. | Animation |
| 9 h 10–12 h | ☐ Réaliser les séances du matin et la pause prévue; lancer les interventions, modérer les questions et noter les écarts d’horaire. | Programmation |
| 12 h–13 h | ☐ Lancer le repas et le réseautage; vérifier la restauration, la remise en place et les intervenants de l’après-midi. | Logistique |
| 13 h–16 h 50 | ☐ Réaliser les séances et pauses de l’après-midi; suivre la fréquentation des séances et conserver les questions sans réponse. | Programmation |
| 16 h 50–17 h | ☐ Conclure avec une prochaine étape, le lien du sondage et la date du suivi promis. | Animation |
| 17 h–18 h | ☐ Gérer les départs et le démontage; retourner le matériel, sauvegarder les données, consigner les incidents et libérer l’équipe. | Logistique |
3. Résultats
La phase Résultats commence à la clôture. La première échéance est le lendemain; les bilans aux commanditaires et les améliorations se poursuivent ensuite.
Dans les 24 heures
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Envoyer le sondage aux participants dans les 24 heures, avec un remerciement et les ressources déjà promises. | Communications |
| ☐ | Envoyer aux absents un message distinct avec les ressources disponibles et une question facultative sur leur absence; retirer les questions d’évaluation de l’expérience. | Communications |
| ☐ | Rapprocher inscriptions, annulations, présences réelles et effectifs par séance; conserver les exports des questions et sondages. | Inscriptions |
| ☐ | Attribuer les questions sans réponse et les mises en relation demandées à des personnes nommées, avec une date de réponse. | Programmation |
Gardez le sondage court :
- L’événement vous a-t-il été utile?
- Que pouvez-vous appliquer?
- Quelles questions restent ouvertes?
- Que devrions-nous changer?
- Souhaitez-vous un suivi précis? Rendez cette demande facultative et expliquez la prochaine étape.
Dans les 7 jours
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Remettre à chaque commanditaire un bilan : engagements réalisés, portée mesurée, thèmes pertinents et données de suivi convenues. | Partenariats |
| ☐ | Transmettre les coordonnées uniquement pour le suivi accepté; distinguer les demandes d’information des demandes de rencontre. | Partenariats |
| ☐ | Examiner les avis avec les nombres de réponses; regrouper les thèmes et les vérifier dans les commentaires et questions d’origine. | Coordination |
| ☐ | Tenir le débreffage; noter ce qu’il faut conserver, arrêter et modifier, avec une personne responsable et une échéance par changement. | Coordination |
Dans les 30 jours, ou selon la période de suivi convenue
| ✓ | Action | Responsable |
|---|
| ☐ | Rapprocher les factures, revenus, heures de travail et frais de suivi; comparer les dépenses réelles au budget approuvé. | Finances |
| ☐ | Actualiser les résultats du suivi; distinguer demandes, rencontres réservées, rencontres réalisées et affaires confirmées. | Partenariats |
| ☐ | Archiver le bilan et le registre des changements avec le prochain mandat; fixer une vérification des actions restantes. | Coordination |
Le bilan événementiel en une page
Pour chaque résultat, consignez une cible, la valeur réelle, une source et une action. Distinguez les inscriptions, les présences et la participation.
| Indicateur | À consigner |
|---|
| Présence | Présences réelles ÷ inscriptions retenues; préciser les exclusions, comme les annulations. |
| Participation | Personnes ayant contribué ÷ personnes présentes, pour le même événement ou la même séance. |
| Réponse au sondage | Sondages remplis ÷ participants invités à répondre; indiquer aussi le nombre. |
| Utilité | Présenter la question, l’échelle, le nombre de réponses et ce que les répondants peuvent appliquer. |
| Livrables de commandite | Comparer les engagements aux preuves de réalisation et aux demandes de suivi convenues. |
| Décisions pour la suite | Consigner le constat, les preuves, le changement, la personne responsable et l’échéance. |
Accompagnez les pourcentages du nombre de réponses. Le sondage décrit les répondants; il ne représente pas automatiquement tout le public.