Meilleur logiciel d’engagement du public pour une conférence à plusieurs sessions
Une conférence peut se terminer avec des centaines de questions du public sans que l’organisateur puisse répondre à une demande pourtant simple de son client : qu’est-ce qu’on devrait changer la prochaine fois?
Le problème commence souvent avant la première session. Chaque salle utilise ses propres sondages. Les équipes de modération recueillent des renseignements différents. Les rapports présentent des totaux de participation, mais personne ne sait si les questions viennent d’acheteurs potentiels, de clients actuels ou de personnes qui découvrent le sujet.
Pour une agence ou une équipe événementielle, choisir un logiciel d’engagement du public revient aussi à choisir les éléments dont elle disposera pour expliquer les résultats de la conférence.
Pour une conférence à plusieurs sessions, privilégiez un outil qui relie les contributions du public, les profils des participants et les rapports par session. Les sondages et les questions-réponses doivent enrichir les échanges tout en produisant des données utiles pour la suite.
Partez de la prochaine décision du client
Prenons l’exemple fictif d’une conférence sur l’adoption de l’IA. Votre client veut déterminer quels sujets méritent
un atelier complémentaire et quelles personnes souhaiteraient poursuivre la conversation.
Dans trois sessions, le coût revient souvent dans les questions. Le constat semble clair, jusqu’à ce qu’on examine ce que les participants demandent réellement.
Les dirigeants cherchent à justifier un investissement. Les équipes techniques veulent estimer l’effort d’implantation.
Les petites entreprises se demandent si elles ont les moyens de commencer.
« Le budget était un sujet populaire » aide peu le client à décider. Ces différences orientent plutôt vers des contenus, des intervenants et des suivis distincts.
Le meilleur logiciel pour cette conférence doit conserver assez de contexte pour faire ressortir ces nuances.
Ce qu’il faut comparer avant de choisir
Une interface de sondage attrayante se démontre facilement. L’utilité d’un rapport de conférence demande un examen plus attentif.
Demandez aux fournisseurs de vous présenter un scénario avec plusieurs sessions, différentes équipes de modération et un objectif commun d’analyse.
| Capacité | Ce qu’il faut tester | Son utilité pour le client |
|---|---|---|
| Structure événement et sessions | Regrouper plusieurs sessions dans un événement et consulter les deux niveaux de rapport. | Comprendre chaque session et l’ensemble de la conférence. |
| Classification du public | Recueillir des renseignements pertinents et examiner les contributions par groupe. | Adapter les contenus et les suivis aux différents publics. |
| Analyse du public en direct | Consulter les questions et les résultats pendant une session. | Ajuster les échanges pendant qu’il est encore temps. |
| Analyse par IA | Examiner les thèmes proposés avec les questions d’origine. | Vérifier sur quoi reposent les synthèses. |
| Collecte de coordonnées | Tester le parcours d’une personne qui souhaite recevoir un suivi. | Associer un contact à un besoin exprimé et à une raison de le recontacter. |
| Comparaison des résultats | Vérifier les mesures comparables entre sessions et événements. | Décider avec plus de rigueur ce qu’il faut reconduire ou modifier. |
Pour des sessions simultanées, vérifiez aussi les accès des modérateurs, la navigation des participants et la capacité comprise dans le forfait choisi. Une démonstration réussie dans une seule salle ne valide pas le fonctionnement de six salles en parallèle.
Dans quels cas considérer VersyNow?
VersyNow mérite d’être évalué lorsque votre client attend une meilleure compréhension de son public en plus des interactions en direct.
Un événement peut regrouper plusieurs sessions utilisant les questions-réponses, les sondages, les votes ou les nuages de mots. Les participants accèdent à l’expérience par un lien ou un code QR, sans application à télécharger. Les dossiers de marque permettent d’appliquer l’identité visuelle de l’événement à ses sessions.
La valeur pour l’analyse dépend ensuite de ce qu’on peut faire avec les contributions
Ses capacités d’analyse permettent d’examiner les contributions, de repérer des thèmes avec l’IA et de comparer les résultats entre sessions et événements.
Le fonctionnement devient concret : recueillir quelques renseignements utiles, inviter le public à contribuer, puis examiner comment les questions et les réponses varient selon les groupes.
Choisissez ces renseignements avec soin. La fonction ou le niveau d’expérience peuvent aider à comprendre une réponse. Un long formulaire d’entrée risque de décourager une personne qui veut simplement poser une question.
Exploiter les résultats pendant les échanges
L’analyse en direct peut modifier la prochaine intervention du modérateur.
Dans notre conférence fictive sur l’IA, supposons qu’un sondage indique une volonté d’adopter un outil, alors que les questions révèlent une compréhension limitée de son implantation. Le modérateur peut demander à l’intervenant de présenter un exemple concret de déploiement avant de poursuivre.
Lorsque la classification par groupe est utilisée, l’équipe peut aussi examiner si cette incertitude concerne davantage une catégorie de participants.
Cette intervention demeure utile même si elle ne génère aucun prospect immédiat. Elle permet au client de proposer une session plus adaptée aux personnes présentes.
Donner une raison précise au suivi
Les capacités de collecte de coordonnées et de classification des prospects de VersyNow peuvent aider à relier les intérêts exprimés à une prochaine étape pertinente.
Les questions restées sans réponse peuvent également donner aux participants l’occasion de laisser leurs coordonnées pour demander un suivi.
Une question sur les prix montre un intérêt pour les prix. Elle ne prouve pas, à elle seule, l’existence d’un budget, d’un pouvoir de décision ou d’un achat imminent.
Définissez les catégories de prospects avec le client avant la conférence. Distinguez les demandes d’information des demandes explicites de discussion. Vous lui remettrez ainsi quelque chose de plus utile qu’un fichier où chaque participant devient automatiquement un « prospect qualifié ».
Comparer les sessions avec rigueur
Un nombre plus élevé de questions ne signifie pas automatiquement qu’une session était meilleure. Un atelier de 40 personnes et une conférence de 400 personnes n’offrent pas les mêmes occasions de participer.
Pour comparer les résultats, tenez compte de l’assistance, de la durée, du format et des consignes de participation. Indiquez le nombre de répondants derrière les pourcentages. Conservez quelques champs de profil et questions d’évaluation communs.
L’IA peut aider à organiser et interpréeter les réponses. Votre équipe doit ensuite plonger dans la représentation.
Pour une agence, cette plonge fait partie du livrable : ce que le public a exprimé, ce que les données permettent d’affirmer et les actions que le client pourrait envisager.
Testez le rapport avant de vous engager
Préparez un petit projet pilote dans VersyNow avec deux sessions différentes. Ajoutez quelques catégories de profil pertinentes, soumettez des questions types, lancez un sondage et testez la collecte facultative de coordonnées.
Rédigez ensuite la page de synthèse que vous remettriez réellement au client.
Pouvez-vous expliquer quels groupes avaient besoin de précisions? Montrer les questions derrière un thème récurrent? Déterminer les suivis appropriés? Recommander une modification au prochain événement?
Si ce test permet une discussion utile avec le client, vous disposez d’un meilleur critère de choix qu’une simple liste de fonctionnalités.
Essayez VersyNow avec deux sessions de votre prochaine conférence.