Augmenter la participation à vos événements : 15 tactiques

Comment augmenter la participation à vos événements (et réduire les absences)

33 % d’absences, c’est le taux médian des petits événements gratuits, selon les données recueillis anonymement de VersyNow.

Pour un déjeuner gratuit de chambre de commerce avec 40 personnes attendues, ce taux correspond à environ 25 personnes dans la salle. Quinze chaises vides, ça change l’ambiance d’une rencontre où l’on vient faire des contacts.

Le courriel de confirmation réserve une place. Ensuite, il faut aider les membres à bloquer le créneau, leur montrer à quel moment ils pourront intervenir et leur éviter de chercher la bonne entrée le matin même.

Quel taux d’absence prévoir pour un événement?

Comptez aussi les inscriptions de dernière semaine. Pour un même événement, l’écart médian de présence entre les personnes inscrites tôt et celles inscrites tard était de 0,6 point de pourcentage, avec un seuil de 30 jours.

Si votre salle et votre traiteur peuvent encore les accueillir, comptez ces personnes comme les autres.

Gardez la gratuité si elle fait partie de votre mission. Pour un même événement, le taux de présence des personnes ayant payé dépassait de seulement 2 à 4 points celui des personnes qui avaient reçu une place gratuite.

Une grande partie de l’écart global tient aux différences entre les événements. Commencez par améliorer le parcours entre l’inscription et l’arrivée.

Comment calculer votre taux d’absence

Taux d’absence = 1 − (présences enregistrées ÷ personnes attendues).

Si vous attendiez 40 personnes et que 26 ont été enregistrées à l’accueil, votre taux de présence est de 65 % et votre taux d’absence de 35 %. Comptez chaque personne une seule fois et faites le rapprochement avec la liste utilisée pour établir le nombre de personnes attendues. Notez les arrivées sans inscription à part pour qu’elles ne masquent pas les absences.

Le nombre de personnes attendues peut inclure les intervenants et d’autres personnes non inscrites. L’écart peut aussi comprendre des annulations faites à l’avance. Pour mesurer les absences sans préavis, consignez les annulations séparément et faites le calcul à partir des personnes encore attendues à l’ouverture des portes.

15 tactiques pour faire venir plus de personnes inscrites

Prenons un exemple fictif. Une chambre de commerce organise un déjeuner où des acheteurs locaux expliquent aux petits fournisseurs comment accéder à leurs appels d’offres.

À l’inscription

1. Aidez les membres à bloquer le créneau. Mettez un lien d’ajout au calendrier sur la page de confirmation et dans le courriel. Inscrivez les heures de début et de fin, l’adresse complète et le nom de la salle dans l’entrée du calendrier.
2. Publiez un programme horaire accessible sans connexion. « 8 h 10 — Des acheteurs passent en revue un dossier de candidature fournisseur » permet aux membres de savoir quand arriver et ce qu’ils pourront en retirer.
3. Invitez les membres à poser une question pendant qu’ils y pensent. Dans la confirmation, demandez « Quel est le plus gros obstacle quand vous cherchez à devenir fournisseur d’un nouveau client? » Un lien VersyNow permet de recueillir les questions à l’avance pour que la personne qui anime puisse les intégrer à la discussion.
4. Permettez d’annuler en un clic. Ajoutez le lien à la confirmation et à chaque rappel. Un libellé suffit. « Un imprévu? Libérez votre place. » Si un membre peut annuler rapidement, vous avez le temps de proposer sa place à quelqu’un d’autre.

Sept jours avant

1. Envoyez un rappel qui apporte du nouveau. Reprenez une vraie question reçue et précisez où vous y répondrez. « Plusieurs d’entre vous nous ont demandé quoi écrire dans un premier courriel à un acheteur. On a ajouté un exemple commenté à 8 h 10. » Ajoutez le lien vers le programme à jour.
2. Proposez une mise en relation ciblée. Pour une petite rencontre de réseautage, demandez aux membres qui le souhaitent quel type de personne ils aimeraient rencontrer. Confiez à quelqu’un à l’accueil le soin de faire quelques présentations.
3. Acceptez les inscriptions tant que vous avez les moyens d’accueillir les gens. Fiez-vous aux contraintes réelles de la salle, du traiteur et de l’équipe. Si vous pouvez prendre des inscriptions jusqu’au jeudi pour un déjeuner le vendredi, envoyez immédiatement aux nouveaux inscrits le lien d’ajout au calendrier et les détails d’arrivée.
4. Réattribuez les places libérées quand la capacité est limitée. Confiez la liste d’attente à une personne. Lorsqu’une place se libère, indiquez jusqu’à quelle heure elle peut être réclamée, puis passez à la personne suivante si le délai expire.

Vingt-quatre heures avant

1. Rassemblez les détails d’arrivée dans un seul courriel. Mettez le jour et l’heure dans l’objet. Dans les premières lignes, donnez l’heure d’ouverture des portes, l’entrée ou la salle, et un lien vers la carte. Indiquez le bon stationnement ou le bon arrêt si l’accès prête à confusion.
2. Annoncez une décision que la salle prendra en direct. « À 8 h 25, vous choisirez par vote le cas que les acheteurs vont examiner. » Mettez l’heure dans le rappel. Le compte rendu pourra donner la réponse. Le choix du cas revient aux personnes présentes.
3. Donnez un contact pour les questions d’accessibilité. Indiquez une adresse de réponse que quelqu’un surveille et les renseignements confirmés, comme l’entrée sans marche ou l’emplacement de l’ascenseur. Prévoyez qui répondra avant le début de l’activité.

Le jour J

1. Envoyez un bref rappel avant le départ des membres. Pour un déjeuner, quelques lignes suffisent. « Ouverture à 7 h 45. Entrez par la porte est, rue King. On vous accueille au deuxième étage. » Placez tout changement de salle en premier.
2. Tenez le vote à l’heure annoncée. Affichez le résultat, puis demandez aux acheteurs de traiter le cas choisi. Vous pouvez lancer le vote en direct avec VersyNow. À l’accueil, désignez quelqu’un pour enregistrer les arrivées pendant que l’animation se poursuit.

Après l’événement

1. Envoyez un bref suivi aux personnes absentes. Partagez une ressource utile, la prochaine date si elle est fixée et une question facultative.
2. Par exemple, « Voici la liste de vérification remise aux fournisseurs ce matin. Si vous aviez prévu de venir, qu’est-ce qui vous aurait facilité la tâche? » Un seul courriel suffit.
3. Comparez la prochaine édition à une rencontre semblable. Notez les présences, le nombre attendu et les annulations. Comparez les déjeuners gratuits entre eux et regardez le nombre de personnes présentes autant que le taux.
4. Testez un seul changement à la prochaine édition, par exemple un vote à une heure précise, pour savoir ce que vous avez essayé au moment de faire le bilan.